Quel type de secrétariat pour quelle entreprise ?

Les services d’une secrétaire est toujours essentiels, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, ou d’un professionnel libéral. Sa mission consiste à faire le relais entre l’entreprise et les interlocuteurs et clients. On devra aussi savoir qu’il existe maintenant trois types de services de secrétariat, dont la secrétaire physique, la secrétaire à distance, et le centre de télé secrétariat.

Le choix sur ces trois options n’exige pas de raisons particulières, mais s’opère avant tout en fonction des besoins de celui ou celle qui souhaite bénéficier des services d’un secrétaire. Cependant, ce choix devra aussi suivre une certaine logique pour tomber sur le bon choix, car il y a des moments où les tâches de secrétariat sont en débordement, alors, pour éviter une quelconque désorganisation, il faudra penser à choisir une formule efficace.

Le secrétariat physique, la version classique

Chaque service de secrétariat offre chacune ses propres avantages. La secrétaire physique par exemple offrira un accueil direct et en même temps téléphonique auprès d’une entreprise ou d’un cabinet. Cependant, cette personne devra être très organisée et polyvalente, comme celui d’opérer deux tâches à la fois, dont renseigner un client sur ce qu’il demande dans les lieux, et prendre en charge un interlocuteur à la fois. Elle reçoit donc les clients dès leur entrée au sein de l’établissement, entreprise ou cabinet. Entre temps, elle gère également le suivi des appels et le recueil des messages, la gestion du planning de son employeur et des rendez-vous.

Le secrétariat à distance, la version moderne

Le Secrétariat téléphonique est une prestation œuvrée par une secrétaire à domicile. Elle joue surtout le rôle d’assistante administrative à domicile. Ainsi, elle a les mêmes missions que la secrétaire physique que la secrétaire physique. Cependant, elle devra faire preuve d’une grande accessibilité, vis-à-vis des interlocuteurs, des clients, mais surtout, toujours à la disposition de son usager.

Et enfin, le service de télé secrétariat est un concept qui prendra en charge l’externalisation des appels destinés à une entreprise, et qui seront pris en charge par des télésecrétaires professionnels et formées dans leurs missions. Une option qui garantira la qualité d’accueil de l’usager.